quy trình đặt phòng cho khách hàng tại khách sạn

    Ngày: 14/08/2021

    Để thuận tiện cho các chuyến đi du dịch, công tác,… mà hiện nay thủ tục đặt phòng trước được nhiều khách hàng chọn lựa để đảm bảo cho chuyến đi của mình diễn ra thuận lợi. Hôm nay, bài viếtTHUE.TODAY mang đến là về quy trình đặt phòng tiêu chuẩn cho khách hàng tại khách sạn.

    Thủ tục đặt chỗ như sau:

    edi-kurniawan-knR3v0TZ0IA-unsplash.jpg (43 KB)

    1. YÊU CẦU ĐẶT PHÒNG

    Trong một cuộc gọi, nhân viên đặt phòng sẽ trải qua quá trình hỏi đáp cùng khách hàng để thu thập thông tin về đặt phòng mà khách hàng muốn thực hiện. Những điểm cần thu thập trong quá trình này là:

    • Họ tên của khách
    • Ngày đến
    • Ngày trả phòng
    • Loại phòng
    • Số lượng khách hàng
    • Số phòng
    • Yêu cầu về phòng ốc
    • Số điện thoại
    • Địa chỉ
    • Phương thức thanh toán
    • Bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào
    1. KIỂM TRA PHÒNG

    Bước quan trọng nhất tiếp theo trong quy trình đặt phòng là kiểm tra tình trạng phòng trống. Trong quá trình này, cần kiểm tra xem số lượng và loại phòng, số lượng khách, ngày khách yêu cầu sau đó cần kiểm tra tình trạng phòng trống.

    patrick-tomasso-fMntI8HAAB8-unsplash.jpg (74 KB)

    1. CHẤP NHẬN HOẶC TỪ CHỐI ĐẶT CHỖ

    Sau khi kiểm tra tình trạng phòng trống, nhân viên đặt phòng sẽ chấp nhận hoặc từ chối đặt phòng của khách. Nếu một loại phòng cụ thể có sẵn trong ngày mà khách yêu cầu thì chúng tôi có thể chấp nhận đặt phòng và ngưng nhận phòng cho phòng đó.

    Nếu phòng không có sẵn cho một ngày cụ thể thì nhân viên đặt phòng phải từ chối hoặc đề xuất bất kỳ ngày thay thế nào khác hoặc loại phòng khác.

    Từ chối đặt phòng đồng nghĩa với việc mất doanh thu nhưng hoàn toàn phụ thuộc vào tình trạng phòng trống. Điều này có thể xảy ra nếu khách sạn hết chỗ hoặc không còn loại phòng cụ thể mà khách yêu cầu. 

    1. ĐĂNG KÝ CHI TIẾT ĐẶT CHỖ

    Xác nhận đặt phòng

    Sau khi đăng ký thông tin chi tiết thì quy trình tiếp theo của khách là xác nhận đặt phòng, trong quá trình đặt phòng này, nhân viên đặt phòng sẽ xác nhận phòng cho khách và thu thập thông tin chi tiết về thẻ để thanh toán nếu yêu cầu trước cần thu thập dựa trên lịch sử của khách.

    Thư xác nhận đặt phòng được gửi cho khách qua email, điện thoại hoặc fax, thư này sẽ đảm bảo cho khách về việc đặt phòng khi đến.

    Sắp xếp báo cáo đặt chỗ

    Khi bạn hoàn thành tất cả các thủ tục của hồ sơ đặt phòng, nhân viên đặt phòng chuẩn bị báo cáo của bộ phận đặt phòng bằng cách tổng hợp theo ngày, tuần, tháng hoặc năm.

    aurelien-thomas-Ms9sjaDRW9A-unsplash.jpg (109 KB)

    Hủy đặt chỗ

    Đây cũng là một trường hợp khác mà khách sạn cần phải nói rõ ràng trước với khách và nhân viên lễ tân nên đối xử lịch sự, nhã nhặn khi trao đổi. Các nhân viên phải thông báo trước về bất kỳ khoản phí hủy nào mà khách phải trả trong khi hủy. Việc hủy bỏ thực hiện theo các bước sau:

    • Tìm hiểu thông tin chi tiết về khách và các phòng đã đặt trước tương ứng.
    • Xác minh các khoản phí hủy bỏ, nếu có.
    • Thông báo cho khách về các khoản phí hủy đặt phòng.
    • Hủy đặt chỗ trong hệ thống.
    • Cập nhật hệ thống phòng trống.
    • Xác nhận với khách về việc hủy bỏ.

     


    Bài viết liên quan